Меню

4 договора по времени 1

Задача

Оптимизировать процесс формирования договоров в учетной системе после их согласования в корпоративной системе электронного документооборота, чтобы минимизировать потерю времени на заведение договоров, сверку данных и проверку дублирования ввода договоров.

Результаты

~99%

на 99% увеличилась экономия времени на создание договора

~90%

на 90% снизилось количество ошибок при создании договора / дублей договоров

одна система для формирования и согласования договоров

Техническое решение

Использован функционал 1С: Документооборот 8 КОРП, БИТ.ФИНАНС. Установлен COM-компонент.

Внедрение

1. Совместно с заказчиком определили перечень видов документов, дополнительных необходимых аналитик и других данных, необходимых для формирования договоров в учетной системе.

2. Проанализировав процесс согласования договоров в корпоративной системе электронного документооборота, определили этап согласования, после которого будет настроена интеграция между системами.

3. Подготовили техническое задание с учетом всех требований заказчика.

4. Настроили обмен между системами 1С: Документооборот 8 КОРП (ДО) и БИТ.ФИНАНС.

5. Провели презентацию и обучили сотрудников.

Решение

1. Добавили в процесс согласования договоров в ДО задачу, после выполнения которой автоматически создается договор в БИТ, в том числе переносятся дополнительные необходимые аналитики.

2. Добавили в процесс согласования договоров продажи недвижимости в ДО задачу, после выполнения которой автоматически создается в БИТ: договор, сделка, договор по сделке и договор реализации недвижимости, в том числе переносятся дополнительные необходимые аналитики, порядок расчетов, график платежей (при наличии), данные по объекту.

Преимущества

1. Автоматизация: сокращает ручной ввод, снижает ошибки и экономит время сотрудников.

2. Синхронизация: поддерживает актуальность и согласованность данных между системами.

3. Эффективность: ускоряет процессы через быстрый обмен информацией.

4. Улучшение взаимодействия: облегчает связь между отделами, обеспечивая доступ к нужной информации.

5. Снижение затрат: автоматизация и оптимизация уменьшают операционные расходы.

Два года спустя

Заказчик попросил расширить функционал:

Если требуется оплата по договору / акту выполненных работ / счету, то после их согласования в ДО автоматически создается в БИТ заявка на расходование денежных средств.

Также для удобства пользователей добавлена кнопка в договоре в ДО, нажав на которую можно открыть заявку в БИТ по этому договору.