Единое окно
Задача
Оптимизация внутреннего процесса взаимодействия сотрудников с отделом IT
Результаты
97%
97% заявок проходит через Единое окно благодаря легкодоступности сервиса.
54%
на 54% увеличилось количество закрытых задач в сравнении с предыдущим годом без увеличения ресурсов отдела.
50%
на 50% сократилось время на обработку новой заявки за счет автоматического распределения и полноты данных.
60% косвенных подразделений перевели свою работу с заявками через Единое окно
Внедрение
- Совместно с функциональным заказчиком разработали сценарий работы процесса и сформировали перечень параметров, необходимых для сбора требуемой аналитики.
- Определили перечень сервисов и инструментов, необходимых для реализации проекта.
- Разработали техническое задание учитывая все требования заказчика.
- Произвели работы согласно техническому заданию.
- Провели презентацию и обучение сотрудников.
- Через две недели собрали обратную связь сотрудников и произвели соответствующие доработки.
- Разработали отчеты для оценки эффективности работы подразделений.
Техническое решение
В основе системы использованы только стандартный функционал системы Bitrix24: Сайты и Магазины, Дизайнер бизнес-процессов, Смарт-процессы, Задачи и проекты.
Решение
Заполнение формы для подачи заявки
Сотрудники заполняют специальную форму с обязательными полями на своем телефоне или компьютере.
Автоматическая обработка и распределение заявок по ответственным
Система обогащает заявку аналитическими данными, по данным из формы определяет тип заявки, приоритет будущей задачи, подразделение и ответственного специалиста.
Согласование и анализ заявки
Система позволяет ответственному специалисту проверить заявку на полноту данных прежде чем система преобразует ее в задачу.
Работа над заявкой
Специалист работает над реализацией задачи, коммуницируя с постановщиком и отмечая затраченное время.
Принятие работ
Система информирует постановщика об окончании работ по задаче и дает ему возможность проверить качество ее исполнения.
Занесение в отчет
Система хранит и передает данные для формирования отчетов по количеству задач в разбивке направлений, сервисов, исполнителей, постановщиков за настраиваемые периоды.
Результаты спустя год
Благодаря удобству и эффективности сервис завоевал такую популярность, что его начали применять в работе и другие подразделения, занимающиеся обработкой заявок
